E-mail overload verhoogt werkdruk/stress en leidt zonder tijdig ingrijpen uiteindelijk tot contra-productie. Het 'always on-line' effect van mobiele apparaten versterkt dit gevolg bij verkeerd gebruik, blijkens onderstaand onderzoek.

Mobiele apparaten zoals BlackBerry’s en Smartphones kosten meer tijd en maken mensen minder efficiënt. Uit een onderzoek van IABC blijkt dat handheldgebruikers veel meer tijd kwijt zijn aan het beantwoorden van e-mail.

IABC deed onderzoek onder 1.700 zakelijke professionals, waarvan 85% van mening was dat e-mail overload soms nadelig was voor hun productiviteit. Dat percentage is zelfs 93% onder gebruikers van Blackberry's en andere PDA's. Bij gewone gebruikers klaagt 62% over teveel e-mail, terwijl dat onder PDA-gebruikers 75% is. Maar ze zijn zelf ook de boosdoener: 44% vindt dat ze zelf teveel e-mail verzenden (PDA-gebruikers: 56%).

De grootste bron van e-mail overload zijn externe nieuwsbronnen en professionele abonnementen (61%), gevolgd door collega's (39%), professionele netwerken (34%), team/afdeling (29%) en mededelingen van management en HR (23%). Op de vraag hoe vaak mensen hun e-mail controleren, zegt 81% dat ze voortdurend hun e-mailprogramma open hebben staan.

Opvallend in bovenstaande grafiek is dat BlackBerry-gebruikers dagelijks meer tijd kwijt zijn aan het beantwoorden van e-mail. Dat sluit aan bij het feit dat BlackBerry-gebruikers vaker klagen over e-mail overload.

E-mail overload heeft een behoorlijk negatieve impact op de productiviteit.
Zonder training in disciplines en organisatorische maatregelen draagt het alleen maar bij aan meer werkdruk en stress.

In het bijzonder voor gebruikers die constant ‘on-line’ zijn, vergt het discipline om slechts op een paar geschikte momenten de e-mail te controleren. Vóór of na afloop van het bezoek aan een klant of in de pauze van vergaderingen of bijeenkomsten bijvoorbeeld.

Bovendien geldt dat voor het beantwoorden van e-mail voldoende tijd is, anders was immers een meer urgent middel gebruikt (bellen, voicemail/SMS/MSN, enz.). Dus kan dit ook later op kantoor nog worden beantwoord onder gunstiger omstandigheden.
Wat veel mensen niet weten is dat bij ‘push e-mail’ de beide Inboxen zodanig worden gesynchroniseerd, dat gefilterde spam op de PC ook van de handheld wordt verwijderd (na activeren van Outlook) en dit ook geldt voor e-mail die wordt opgeborgen in mappen/folders, al of niet door middel van een automatische Regel. De noodzaak tot het schoonhouden van de Inbox op de PC tot alleen ongelezen berichten is hier wel heel belangrijk!

Reageer niet op ieder binnenkomend bericht, zet indien mogelijk het geluid uit en bepaal zelf de geschikte momenten. Voorkom de verslaving aan de ‘CrackBerry’!